Jednou z väčších finančných položiek pre akúkoľvek malú či veľkú firmu je zakúpenie kancelárskeho balíka Microsoft Office. Na jednej strane je to vysoká cena, na druhej strane, že spoločnosť Microsoft pomerne často inovuje svoj najpredávanejší produkt (vychádza to na cca každé 3 roky, napr. Microsoft Office 2003, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010 a najnovšie je to Microsoft Office 2013). Aj keď z pohľadu používateľa …
… je používanie Microsoft Office od verzie 2007 po 2013 takmer identické a čo sa týka formátu ukladaných súborov po inštalácii Compatibility packu už bezproblematické, vždy tu budú nové funkcie (napr. v Microsoft Excel), ktoré nebudú v staršich Officoch plne podporované. Veľakrát pohnútka prejsť na novú verziu je daná dôležitými obchodnými partnermi. Tak ako rozuzliť gordický uzol a výrazne ušetriť (alebo navnadím slovami mať nulové náklady)? 🙂 Riešenie je použiť Google dokumenty (Google Docs). Tie sú uplne zadarmo, myslím tým, ak Vám postačuje 5GB na ukladanie súborov (k dispozícii je až 16TB, je to už platená služba s peknými cenami, viac na https://www.google.com/settings/storage/?hl=sk).
Princíp kancelárskeho balíka Google dokumenty je v tom, že dokumenty sú vytvárané a upravované prostredníctvom internetového prehliadača a ukladané online v úložisku Google (tzv. služba cloud computing). Nie je potrebné nič inštalovať, všetko sa deje v internetovom prehliadači :). Samozrejme, Vami vytvorený dokument, tabuľka alebo prezentácia nemusí ostať na internete, kedykoľvek môžete použiť export do známych súborových prípon microsoft office ako sú .docx, .xlsx, .pptx, príp .pdf alebo .html
A čo je ešte viac super, tak to je možnosť automatickej synchronizácie súborov s Vaším PC cez aplikáciu Disk Google od PC, ktorá na počítači fyzicky vytvorí priečinok s názvom Disk Google (ja ju v Microsoft Windows 7 vídim v pravo medzi Obľúbené položky, ináč sa nachádza v C:\Users\User\Disk Google, doplňte si User vašim prihlasovacím menom). To znamená, že ak akýkoľvek súbor umiestnite do tejto zložky, ten sa automaticky zobrazí vo Vašom online účte Google dokumentov.
Cez Google dokumenty môžeme vytvoriť nasledujúci obsah:
- Dokument (ekvivalent Microsoft Word)
- Tabuľka (ekvivalent Microsoft Excel)
- Prezentácia (Microsoft PowerPoint)
- Formulár (elektronické formuláre za účelom vytvorenia dotazníka)
- Kresba (úprava obrázku, viac než jednoduchý Skicár)
- Ďalšie experimentálne súbory typu Dynamická tabuľka a Skript
Ak ste presvedčený, že Google nezvláda sofistikovanejšie funkcie, tak vedzte, že Google Tabuľka dokonca zvláda kontingenčné tabuľky :-). Aby toho nebolo dosť, môžete cez Google dokumenty importovať preskenované obrázky a texty a nechať ich prejsť cez vstavané OCR, čím z obrázkov vzniknú plnohodnotné dokumenty, ktoré je možné upravovať.
Chcete vami vytvorené súbory zdieľať a dať tak možnosť kolegom ich prezretie, dokonca úpravu? Cez Google dokumenty žiadny problém, je možné dokonca vidieť históriu, kto, kedy a čo upravoval. Podľa mňa skvelé :-), toto som už využil v tíme, keď sme s kolegami pracovali na spoločnom projekte.
A možno máte záujem o Microsoft Outlook, ktorý som vyššie nespomínal. Nezúfajte, Google má riešenie a to Google Calendar, ktorý ponúka možnosť synchronizácie s Microsoft Outlook (je možné požiadavku na schôdzku a prijať ju v oboch systémoch) a to aj synchronizácie s mobilnými telefónmi alebo tabletmi.
Ak by ste mali záujem vedieť viac, príp. školenie na produkty Google, neváhajte ma kontaktovať kliknutím na Kontakt.
